Assistante Médico Administrative
INTITULE DU POSTE : Secrétariat, coordination et communication du Centre de Référence “Maladies Neurogénétiques” et “Maladie de Huntington” – Unité fonctionnelle de Génétique Médicale
STRUCTURE
Présentation du Groupement Hospitalier Sorbonne Université
Le groupe hospitalier des Hôpitaux Universitaires Sorbonne Université est constitué de 7 sites : Armand Trousseau, Charles Foix, La Roche Guyon, Pitié Salpêtrière, Rothschild, Saint Antoine, Tenon.
Le groupe hospitalier Sorbonne Université comprend 13 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites
Présentation de l’hôpital Pitié-Salpêtrière
Situé au cœur du 13ème arrondissement de Paris, la Pitié Salpêtrière regroupe, au sein de 90 bâtiments répartis sur 33 hectares, 77 services représentants l’ensemble des activités médicales existantes (hormis la pédiatrie, la dermatologie, le traitement des grands brulés).
Le site Pitié Salpêtrière assure une activité de biologie médicale 24h/24 et 7 jours sur 7. L’activité de biologie est organisée sur 11 services ou structures internes au DMU, deux Unités Fonctionnelles assurent les examens d’urgence d’Hématologie et de Biochimie.
Présentation du DMU BioGeM : Biologie et Génomique Médicales
Le DMU BioGeM comprend l’ensemble de la Biologie médicale, le Centre de Génomique Médicale, les équipes opérationnelles d’hygiène, les Unités cliniques en liens avec les activités biologiques des Hôpitaux : Pitié-Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Tenon, Trousseau Rothschild.
Environ 300 PM et 850 PNM travaillent au sein du DMU pour une activité réalisée de plus de 550 MEQB et un budget de 97 M €
ACTIVITES DU POSTE
Secrétariat médical pour l’équipe du Centre de Référence ”Maladies neurogénétiques “ et “Maladie de Huntington”
✔ Soutien au parcours patient : Prise de rendez-vous, préparation et envoi de documents
✔ Saisie de fiches Maladies Rares
✔ Commandes pour l’équipe du centre : congrès et déplacements, matériel
Coordination
✔ Participation à la logistique du programme d’éducation thérapeutique GENIUS.
✔ Préparation des différentes réunions du centre
✔ Coordination et envoi des rapports d’activité (PIRAMIG, Réseau européen de référence)
Communication
✔ Participation à la conception de supports de communication
✔ Transmission des informations du centre coordonnateur aux centres de région
✔ Mises à jour des sites internet du centre, et de la Société Française de Neurogénétique
Utilisation de différents logiciels selon la tâche à effectuer :
WORD : saisie des courriers des médecins du Centre de Référence ou autres demandes faites par ces médecins, traitement et mise en forme de courriers divers et des convocations à l’attention des patients
EXCEL : création de fichiers utiles à l’organisation du service
POWER POINT : présentation et organisation de réunions
Bureautique :
– Poste informatique (ordinateur, imprimante, webcam)
– Téléphone, fax
– Photocopieuse
QUOTITE DE TRAVAIL : 100%
HORAIRES DE TRAVAIL : Poste en 7h30 sur une amplitude horaire de 09h00 à 18h00, du lundi au vendredi ; repos hebdomadaire samedi, dimanche et jours fériés.
COMPETENCES REQUISES
Formations et/ou Qualifications :
Formation de secrétariat médical. Réussite au concours de secrétariat médical.
SAVOIR FAIRE REQUIS
– Savoir utiliser les outils bureautiques, et être ouvert à l’apprentissage de nouveaux outils
– Filtrer et orienter les demandes téléphoniques et les emails
– Filtrer et orienter les demandes de consultation
– Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)
– Organiser et prioriser les activités
– S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
CONNAISSANCES ASSOCIEES
– Secrétariat
– Vocabulaire médical
– Communication
– Droits des patients
– Bureautique
QUALITES REQUISES
– Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur dans l’exécution des tâches
– Esprit d’équipe, esprit d’initiative et de synthèse
– Autonomie, sens de l’organisation, maîtrise de soi
– Capacité d’adaptation, capacité à travailler en équipe
– Ponctualité, dynamisme, assiduité, motivation
– Adaptation et flexibilité
– Respect du secret professionnel
– Sens de l’accueil
PRE-REQUIS
Diplôme de secrétaire médicale ou équivalent
Maîtriser l’outil informatique (World, Excel…)
EXPERIENCE CONSEILLEE
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, outils informatiques, …) en milieu hospitalier.
Contact : EWENCZYK Claire claire.ewenczyk@aphp.fr
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