Poste à pourvoir : Chargé.e de mission assistant administratif
La Filière de Santé des Maladies Auto-Immunes et Auto-Inflammatoires Rares FAI²R recrute un(e) Chargé(e) de mission – Assistant(e) administratif.
Dénomination du poste
Métier : Chargé(e) de mission assistant(e) administratif – Filière FAI²R
Grade : Adjoint de cadre hospitalier (ACH) ou Assistant médico-administratif (AMA) de rang B
Unité fonctionnelle d’affectation : Médecine Interne 1, CHU Dijon Bourgogne
Missions
Mission principale :
La filière de santé FAI²R, coordonnée par les Pr Christophe RICHEZ, Marie-Louise FREMOND et Maxime SAMSON, a pour objectif d’améliorer la prise en charge des patients atteints de maladies auto immunes et auto inflammatoires rares.
La filière FAI²R recrute un adjoint de cadre, de niveau bac + 2, qui sera basé dans le service de Médecine Interne 1 du CHU de Dijon. Sous la responsabilité des coordonnateurs de la filière de santé des maladies auto immunes et auto inflammatoires rares (FAI²R), les Prs Christophe RICHEZ, Marie-Louise FREMOND, Maxime SAMSON et des cheffes de projet Drs Hélène MAILLARD et Nathalie MOREL-MAILLARD, l’adjoint des cadres de la filière prend en charge la gestion des projets et missions qui lui sont délégués dans le cadre du plan d’action établi par la filière. Il s’agit d’un poste clé au sein de FAI²R donc les principales missions sont la coordination de la gestion administrative. S’y ajoutent des missions d’intérêt général pour la FAI²R : gestion de la revue bibliographique (« la filière a lu pour vous »), des plannings de RCP (réunion des quorum, comptes rendus de RCP), gestion des webconférence (planning, contact des orateur), gestion administrative d’une commission, lien avec les associations de malades.
Il s’agit d’un poste de responsabilité nationale financé par le plan maladies rares 4. La mission principale est de mettre en œuvre un ensemble de moyens propres à assurer le fonctionnement de la filière maladies rares en lien avec l’ensemble des centres de référence nationaux des maladies auto-immunes et auto-inflammatoires et en lien avec l’ensemble des centres de compétences nationaux de la même thématique.
Activités et périmètre du poste :
- Coordination administrative de l’activité de la filière
- Organisation des réunions (bureau, COPIL) et commissions de la filière:
- organisation (physiques ou téléphoniques) ;
- participation avec prise de notes ;
- rédaction des comptes rendus.
- organisation de web conférences :
- gestion du planning ;
- échanges avec les orateurs et la société prestataire ;
- organisation des journées annuelles de la filière sur le territoire national :
- réservation du buffet et/ou de la salle ;
- édition des conventions de prise en charge des frais de déplacement et/ou ordres de mission ;
- Soutien aux missions ponctuelles de la filière ;
- Gestion de l’adresse mail générique de la filière ;
- Gestion des listes de contact et des demandes d’inscription ;
- Gestion des envois postaux aux membres de la filière ;
- Lien avec les associations de patients ;
- Organiser des évènements à dimension nationale.
- Prise en compte des enjeux de développement durable dans le cadre de l’application des missions
Positionnement
Lien hiérarchique : le coordonnateur dijonnais de la FAI²R
Lien fonctionnel (si autre) : les autres coordonnateurs(trices) de la FAI²R, le pilote BNDMR de la FAI²R
Relations de travail les plus fréquentes : les chargé(e)s de mission
Organisation du poste
Horaires : de journée avec variabilité en fonction des activités de la FAI²R ;
Localisation : service de Médecine Interne 1, CHU De Dijon.
Télétravail possible suivant les règles institutionnelles
Attendus du poste
Diplômes
BAC +2
Formations, expériences, connaissances :
- Maîtriser des logiciels bureautiques (Excel, Word, Outlook, Powerpoint, Publisher)
- Maitriser les logiciels et outils du numérique en santé (enseignement, télémédecine, RCP …)
Savoir-faire
- Définir les priorités et les hiérarchiser
- Être organisé
- Savoir planifier un projet
- Fixer des objectifs et évaluer les résultats
- Esprit de synthèse
- Assurer la gestion de projet
- Travailler en équipe
- Maîtriser des logiciels bureautiques (Excel, Word, Outlook, Powerpoint, Publisher)
- Maitriser les logiciels et outils du numérique en santé (enseignement, télémédecine, RCP …)
- Transmettre ses connaissances
- Être force de proposition
- Autonomie
Valeurs et savoir-être
Le CHU Dijon a défini ses 3 valeurs socle, qui représentent un attendu pour l’ensemble de ses professionnels :
- Esprit d’équipe
- Engagement
- Excellence
Plus particulièrement, les savoirs-être suivants sont attendus sur ce poste :
- Capacité d’adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Diplomatie
- Bonne connaissance des différents acteurs sur le territoire national dans le secteur des maladies rares
- Travailler en réseau avec les prestataires externes et internes
- Participer aux projets transversaux
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